هناك أربع حالات فقط يمكن بسببها احتساب الغياب بعذر، ألا وهي:
- مرض الطالب
- وهنا يُحسب للطالب غياب بعذر، وتُخصم منه درجتان فقط.
- عزاء أحد الأقارب (من الدرجة الأولى)
- وهنا يُحسب للطالب غياب بعذر، وتُخصم منه درجتان فقط.
- سفر الطالب
- وهنا سوف يُحسب للطالب غياب بعذر، بشرطين:
- 1- تقديم إثبات عبر نموذج طلب الخدمة أن الطالب لم يتوفر لديه أثناء سفره شبكة الإنترنت من أجل الالتحاق بالحلقة؛ فالدراسة تكون عن بُعد ويمكن للطالب الحضور من أي مكان تتوفر فيه شبكة الإنترنت.
- 2- التزام الطالب بالمراجعة خلال كل فترة سفره، وذلك تحت إشراف ولي الأمر، والتواصل عبر نموذج طلب الخدمة بأن الطالب قد التزم بالفعل بالمراجعة خلال السفر؛ ومن ثم يطلب من المعلم أثناء الحلقة اختباره في المراجعة، وفي حال الاجتياز، سوف يغير المعلم غياب الطالب إلى غياب بعذر، وتُخصم منه درجتان فقط.
- الاختبارات النهائية
- وهنا يُحسب للطالب غياب بعذر، بشرط إرفاق جدول الاختبارات عبر نموذج طلب الخدمة، ويتم اعتبار أيام الاختبارات النهائية أيام أجازة للطالب؛ فلا تُخصم منه أي درجات.
والهدف من كل ذلك هو التنبيه على أهمية عدم انقطاع الطالب عن الحلقات ولو ليوم واحد؛ لما يسببه الانقطاع من ضعف في مستوى حفظ الطالب ونسيان للمراجعة.